İşletmelerin insan kaynakları veya personel müdürlüğü bölümleri eleman alımı sırasında İş Kanunu’na göre personelin getirmesi gereken belgeler ile çalıştırılacağı süre boyunca ıslak imzalı olarak bulundurulması gereken belgelerin toplandığı dosyaya özlük dosyası adı verilir. 4857 Sayılı İş Kanunun 75. maddesinde yer alan “İşletme her çalıştırdığı personel için bir özlük dosyası düzenler.” maddesi ile işletmeler her bir çalışanı için ayrı ayrı tüm bilgilerinin bulunduğu diğer bir anlatımla veri bankası olan bu dosyayı düzenler. İşletme, çalışan kayıt dosyalarını incelenmek istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
Özlük Dosyasında Neler Bulunmalıdır?
Nüfus Kayıt Örneği
Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
Sabıka Kaydı,
İkametgah,
İşçinin Sağlık Raporu,
İşçinin Sabıka Kaydı,
İşçinin Özgeçmişi ve Eğitim Durumunu Gösteren Bir Belge (Çalışma Belgesi-varsa ustalık belgesi-yoksa düz işçi olduğuna dair beyan),
İş Sözleşmesi
Bordrolar
İşçinin Maaşının Ödeneceği Banka Hesap Numarası,
Agi formu
Çok tehlikeli işler için çok tehlikeli işlerde çalışabilir raporu
Periyodik sağlık raporları
Özürlü işçi ise sakatlık raporu
SGK İşe giriş ayrılış bildirgesi
Kişisel Koruyucu Donanım Teslim Tutanağı
Fazla Çalışma İşçi Onay Yazısı
İşçilerin iş sağlığı ve güvenliği, mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirldiklerine dair yazı
Yabancı işçiler için çalışabilir belgesi İmzalı yıllık izin belgeleri Bayram ve resmi tatil günlerinde çalışma onay yazısı
Eşya teslimine ait belge imzası,
İş güvenliği ve eğitimi aldığına dair imzalı belge,
İş kuralları ve şartlarını bildiren belgenin tebliği vs.
İşe İzinsiz Gelmeme / İş Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı
İstifa Dilekçesi
Personel Özlük Dosyalarında Saklanmasında Fayda Olan Belgeler
• İşe başvuru formu,
• İş teklif formu,
• Varsa evlilik cüzdanı fotokopisi,
• Varsa Referans mektupları,
• Özgeçmişler,
• Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri,
• Daha önceki işyerinden alınmış hizmet ve çalışma belgesi,
• Ay için bir önceki işyerinde asgari geçim indiriminden faydalandığını gösteren belge,
Personel Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:
• Personel engelli var ise raporun fotokopisi ya da aslı,
• Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkanlığından alınmış indirim yazısı,
• Eski hükümlü, terör mağduru veya engelli personelin İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
• Personelin 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi,
• Yabancı personeller için çalışma izin belgesi,
İşin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler
• Personelin fazla mesai için onay verdiğini gösteren imzalı belge,
• Genel tatillerde çalışılması için personelin onay yazısı,
• Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet tutanağı,
• İşin niteliğine uygun muayene raporları,
• Devamlı kontrol gerektiren işler için sağlık raporları,
• Araç kullanacak personel için araç özelliklerine göre uygun ehliyet fotokopisi,
• İşletme vardiyalı çalışma var ise haftalık çalışma saatlerini gösteren çizelge,
İşe Devam Eden Personeller İçin Özlük Dosyalarına Her Yıl Düzenli Olarak Eklenmesi Gereken Belgeler:
• Yıllık, ücretsiz ve mazeret izni belgeleri,
• Doğum sebebiyle alınan çalışamaz, emzirme vs. gibi izin dilekçeleri,
• Personel hakkında; olay tespit formları, savunma talep yazısı, personelin savunması, personele verilen uyarıları tutanakları ve hakkında yapılan tüm resmi yazışmalar,
• İstirahat ve iş görmezlik raporları,
• İmzalı ücret bordrolar,
• Ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler,
• Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
• Personellerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gereken tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri,
• İş kazası tutanağı,
• Personel işletmenin başka bir şubesinde görevlendirilecekse rızasını gösteren belge,
Özlük Dosyasının Saklanma Süresi Nedir?
İşçi özlük dosyasının saklanma süresine ilişkin herhangi bir hüküm bulunmamaktadır. 1475 Sayılı İş Kanunun da yer alan “İşçi Çizelgeleri”nin de saklanma süresine ilişkin herhangi bir hüküm bulunmamaktaydı. Bu nedenle konuya ilişkin olarak doktrinde yer alan görüşlerden yola çıkmak gerekmektedir. Doktrinde işçi özlük dosyasının saklanma süresine ilişkin olarak bir görüş birliği bulunmaktadır. Bu görüşün dayanağını Borçlar Kanunu’nun 125. maddesi oluşturmaktadır. Bu madde göz önüne alındığında dosyanın saklanma süresinin 10 yıl olduğu söylenebilir. Ancak dosyada yer alan belgeler hem sayıca hem nitelik bakımından çeşitlilik göstermektedir. Bu nedenle bazı belgelerin saklanma süreleri de farklılık arz etmektedir. Örneğin, dosyada yer alan ücret hesap pusulasının saklanma süresi 5 yıldır. Diğer bir yandan “Asbestle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik” uyarınca asbestle çalışmalarda çalışacak işçilerin sağlık raporlarının, maruziyetin sona ermesinden itibaren 40 yıl süreyle saklanması gerekmektedir. Bunun yanı sıra “kanserojen ve mutajen maddelerde” çalışacak işçilerin sağlık raporları da 40 yıl süreyle saklanmalıdır.